La Voz sobre IP: ¿Compensa el cambio de mi centralita física?

En la actualidad empresarial debemos saber aprovechar al máximo el sinfín de posibilidades que nos brindan las nuevas tecnologías, así como los múltiples servicios basados en Internet que encontramos. De esta forma podremos llevar a cabo una mejor gestión de las comunicaciones de nuestra organización. Este es el caso de la tecnología de Voz sobre IP (Internet Protocol).

Una centralita cloud o telefonía VoIP es un sistema de telefonía que transmite la voz a través de internet, en lugar de hacerlo por las redes telefónicas convencionales. Por este motivo, instalar una centralita virtual es muy recomendable para cualquier tipo de empresa, ya que ofrece múltiples ventajas, siendo una de las más importantes que permite reducir al máximo los costes de la telefonía.

El sistema de Voz sobre IP o telefonía VoIP convierte la voz y el audio en una señal digital y los transfiere como paquetes de datos digitales mediante Internet. Para poder utilizar esta tecnología, necesitamos contratar un proveedor y un servicio VoIP que facilite las llamadas y el acceso a internet.

Disponer de una centralita de Voz IP es fundamental también, en el caso de empresas que cuentan con empleados en varias sedes, ya que permite que los clientes y proveedores llamen a la empresa y puedan hablar con el empleado que deseen, independientemente de su ubicación. Además, estas centralitas se pueden gestionar de manera fácil e inmediata desde una cómoda herramienta de gestión.

Por lo tanto, la telefonía IP es mucho más versátil que la tradicional, ya que permite la transmisión de voz, datos y video a todo tipo de dispositivos como smartphones, ordenadores personales, o tablets. Utilizar los nuevos sistemas de comunicación posibilita que hagamos crecer la empresa, mejorar las condiciones de los trabajadores y poder adecuarnos a los nuevos y cambiantes escenarios del mercado.

Beneficios de la Voz sobre IP

Como acabamos de comentar, la Voz sobre IP ofrece muchas ventajas respecto a las centralitas físicas tradicionales. Veamos a continuación algunas de las más significativas:

El coste. Una centralita física representa un importante coste para la empresa. Además, en poco tiempo podrá quedar obsoleta, ya que continuamente aparecen nuevos aparatos en el mercado, con mejores y más funcionalidades. Al trabajar con una centralita IP, no necesitaremos renovar los equipos cada cierto tiempo, ya que solo tendremos que actualizarla, encargándose de ello el proveedor de servicios.

Sin mantenimiento. Una centralita virtual no necesita ningún tipo de mantenimiento, solo deberá estar conectada a la red. El único peligro es que puedan sufrir algún tipo de ciberataque, pero la empresa proveedora se encargará de prevenirlos y de solucionarlos en caso de que se produjeran. Por el contrario, las centralitas físicas tradicionales precisan de un mantenimiento permanente y costoso, realizado por un técnico.

Sin obras. Las centralitas tradicionales necesitan un complejo sistema de cableado, por lo que será necesario realizar obras en las empresas. Sin embargo, las centralitas cloud no dependen de ningún tipo de instalación. En este caso, las extensiones pueden ubicarse en cualquier lugar, incluso fuera de la sede de la empresa, en otra ciudad, otra provincia, otro país u otro continente. Algo que es fundamental para las empresas que cuentan con sedes repartidas por todo el mundo.

Extensiones móviles. Las extensiones de la empresa pueden estar en un dispositivo móvil (teléfono, tablet o, incluso, un ordenador), sin necesidad de que estén atadas a un teléfono fijo como ocurre con las centralitas físicas. Esto permite una mayor movilidad para los empleados.

Administración más sencilla. Los gestores pueden conocer en todo momento el gasto realizado en telefonía en un determinado espacio de tiempo, los minutos consumidos, los números de teléfono a los que el trabajador ha llamado, etc. Esto permite al departamento de administración de la empresa poder conocer en tiempo real cuál será el importe de la factura del mes siguiente.

Comunicaciones unificadas. La tecnología de Voz sobre IP permite la integración de otros servicios disponibles en la red de Internet, como por ejemplo videoconferencias, mensajes instantáneos, etc.

Teletrabajo. Es mucho más sencillo trabajar de forma remota cuando la empresa tiene implementada una solución de comunicaciones de software VoIP. De esta forma, se pueden añadir extensiones de los empleados de forma rápida y sencilla, sin importar su ubicación.

Servicios ofrecidos por un sistema de Voz sobre IP

Además de todos los servicios que ofrece una centralita física, las centralitas virtuales ofrecen diversos servicios en función de la empresa proveedora de que se trate. A nivel general, los servicios que habitualmente se ofrecen son los siguientes:

• • Identificación de llamadas entrantes y salientes.
  • Posibilidad de realizar conferencias y videoconferencias de varias personas.
  • Desvío de llamadas a otra extensión o teléfono, si se está ocupado o no se contesta o por un período de tiempo determinado.
  • Retención de llamadas y llamadas en espera.
  • Transferencia de llamadas a cualquier extensión o número de teléfono externo. 
  • Servicio de música personalizada en espera.
  • Buzón de voz con múltiples funcionalidades. 
  • Aviso de mensajes en el buzón de voz cuando no se han podido atender las llamadas. 
  • Grupos de extensiones simultáneas y secuenciales.
  • Mensaje de bienvenida personalizado.

Cambio de centralita física por sistema de Voz sobre IP

Si nos planteamos si merece o no la pena cambiar nuestra centralita física por una virtual, la respuesta es clara y concisa, sí. Las centralitas virtuales o centralitas cloud ofrecen las mismas garantías que las centralitas más tradicionales, pero muchas más ventajas, como las que acabamos de comentar. La más importante de todas ellas es el ahorro de costes, ya que la tarificación no es la habitual debido a que las llamadas se realizan a través de Internet.

Una vez que hemos decidido cambiar nuestra centralita tradicional física a una de voz IP o centralita virtual, el proceso será muy sencillo y no supondrá ningún cambio en las tareas habituales del personal encargado del teléfono, ni será necesario cambiar de número de teléfono. Las centralitas cloud mantienen el número de teléfono que se ha utilizado hasta el momento e, incluso, los números de teléfono de empresa de los empleados se podrán convertir en extensiones.

Tampoco será necesario cambiar los equipos de la empresa. Para poder utilizar las centralitas virtuales, no es necesario comprar teléfonos específicos, ya que es la empresa proveedora de servicios la que facilita los terminales.

De esta forma, mediante un servicio de Voz sobre IP podremos saber de antemano cuál será el gasto telefónico mensual en nuestra empresa, sin necesidad de pagar ni router, ni teléfonos, etc. Solo deberemos pagar la cuota de alta, la cuota mensual de los servicios contratados y, en algunos casos, la cuota por puesto.

Además, siempre dispondremos de un soporte técnico especializado para la solución de problemas. No obstante, hay que señalar que la centralita virtual es tan sencilla de utilizar como una centralita tradicional. 

CloudVoice es la solución de centralita en la nube que ofrecemos en Gigas. Permite ejecutar el servicio de telefonía de tu empresa como un servicio de software sin interrupciones y con la mejor calidad de voz. Sólo necesitas una conexión a Internet para hablar desde tu teléfono fijo, ordenador o móvil. Te permitirá una gestión sencilla de usuarios y funcionalidades personalizables, incluyendo saltos de voz, grabaciones, mensajes de bienvenida o IVRs para canalizar las llamadas a tus empleados o departamentos.