A Voz sobre IP compensa mudar a minha central telefónica física?

No mundo empresarial atual, é preciso saber tirar o máximo partido das infinitas possibilidades oferecidas pelas novas tecnologias, bem como dos numerosos serviços disponíveis na Internet . Desta forma, poderemos gerir melhor as comunicações da nossa organização. É o caso da tecnologia de Voz sobre IP (Internet Protocol).

Um central telefónica cloud ou telefonia VoIP é um sistema de telefonia que transmite voz através da Internet, em vez de através de redes telefónicas convencionais. Por esta razão, a instalação de uma central telefónica virtual é altamente recomendada para qualquer tipo de empresa, uma vez que oferece múltiplos benefícios, um dos mais importantes dos quais é o facto de permitir reduzir ao máximo os custos de telefonia.

A telefonia de Voz sobre IP ou VoIP converte a voz e o áudio num sinal digital e transfere-os como pacotes de dados digitais através da Internet. Para poder utilizar esta tecnologia, é necessário contratar um fornecedor e um serviço VoIP que facilite as chamadas e o acesso à Internet.

Ter uma central telefónica de Voz IP é também essencial para empresas com funcionários em várias sedes, pois permite que clientes e fornecedores liguem para a empresa e possam falar com o funcionário que desejem, independentemente da sua localização. Além disso, estas centrais telefónicas podem ser fácil e imediatamente geridas a partir de uma ferramenta de gestão conveniente.

Por conseguinte, a telefonia IP é muito mais versátil do que a tradicional, uma vez que permite a transmissão de voz, dados e vídeo para todos os tipos de dispositivos, como smartphones, computadores pessoais ou tablets. A utilização de novos sistemas de comunicação permite-nos fazer crescer a empresa, melhorar as condições dos nossos colaboradores e adaptarmo-nos a novos cenários de mercado em constante mudança.

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1. Vantagens da Voz sobre IP

Como acabámos de referir, a Voz sobre IP oferece muitos benefícios em relação às centrais telefónicas físicas tradicionais. Entre as mais significativas, contam-se as seguintes:

O custo. Uma central telefónica física representa um custo significativo para a empresa. Além disso, pode tornar-se obsoleta em breve, uma vez que estão constantemente a aparecer no mercado novos dispositivos com mais e melhores funcionalidades. Ao trabalhar com uma central telefónica IP, não precisamos de renovar o equipamento de tempos a tempos, pois apenas precisamos de o atualizar, o que é feito pelo fornecedor do serviço.

Sem manutenção. Uma central telefónica virtual não necessita de qualquer manutenção, apenas precisa de estar ligada à rede. O único perigo é que possam sofrer algum tipo de ciberataque, mas o fornecedor encarregar-se-á de o prevenir e de o resolver, caso ocorra. Em contrapartida, as centrais telefónicas físicas tradicionais requerem uma manutenção contínua dispendiosa por parte de um técnico.

Sem obras. As centrais telefónicas tradicionais requerem um sistema de cablagem complexo, o que implica a realização de obras nas empresas. No entanto, as centrais telefónicas cloud não dependem de qualquer tipo de instalação. Neste caso, as extensões podem estar localizadas em qualquer lugar, mesmo fora da sede da empresa, noutra cidade, noutra província, noutro país ou noutro continente. Tal é fundamental para as empresas com sedes repartidas por todo o mundo.

Extensões móveis. As extensões da empresa podem estar num dispositivo móvel (telefone, tablet ou mesmo um computador), sem necessidade de estarem ligadas a um telefone fixo como acontece com as centrais telefónicas físicas. Tal permite uma maior mobilidade aos funcionários. 

Administração mais simples. Os gestores podem saber, a qualquer momento, as despesas efetuadas em telefonia num determinado período, os minutos consumidos, os números de telefone para os quais o colaborador ligou, etc. Tal permite que o departamento administrativo da empresa saiba em tempo real qual será o montante da fatura do mês seguinte.

Comunicações unificadas. A tecnologia de Voz sobre IP permite a integração de outros serviços disponíveis na rede Internet, como a videoconferência, as mensagens instantâneas, etc.

Teletrabalho. É muito mais fácil trabalhar à distância quando a empresa dispõe de uma solução de comunicações por software VoIP. Desta forma, as extensões dos funcionários podem ser adicionadas rápida e facilmente, independentemente da sua localização.

2. Serviços oferecidos por um sistema de Voz sobre IP

Para além de todos os serviços oferecidos por uma central telefónica física, as centrais telefónicas virtuais oferecem uma variedade de serviços, dependendo do fornecedor que as proporcione. De um modo geral, os serviços normalmente oferecidos são os seguintes:

• Identificação de chamadas recebidas e efetuadas.
• Possibilidade de realizar conferências e videoconferências com várias pessoas.
• Reencaminhamento de chamadas para outra extensão ou telefone se estiver ocupado ou não for atendido ou durante um determinado período de tempo.
• Retenção de chamadas e chamadas em espera.
• Transferência de chamadas para qualquer extensão ou número de telefone externo.
• Serviço de música personalizada em espera.
• Correio de voz com múltiplas funcionalidades.
• Notificação de mensagens no correio de voz quando não foi possível atender as chamadas.
• Grupos de extensões simultâneas e sequenciais.
• Mensagem de boas-vindas

3. Mudança da central telefónica física para o sistema de Voz sobre IP.

Se pensarmos se vale ou não a pena trocar a nossa central telefónica física por uma virtual, a resposta é clara e concisa: sim. As centrais telefónicas virtuais ou as centrais telefónicas cloud oferecem as mesmas garantias que as centrais telefónicas mais tradicionais, mas muitos mais benefícios, como os mencionados acima. A mais importante é a poupança de custos, uma vez que o preço não é o habitual devido ao facto de as chamadas serem feitas através da Internet.

Quando decidirmos mudar a nossa central telefónica física para uma central telefónica física de voz IP ou virtual, o processo será muito simples e não implicará qualquer alteração nas tarefas habituais do pessoal responsável pelos telefones, nem será necessário mudar o número de telefone. As centrais telefónicas cloud mantêm o número de telefone utilizado até à data e até os números de telefone da empresa dos funcionários podem ser convertidos em extensões.

Também não será necessário mudar o equipamento da empresa. Para utilizar as centrais telefónicas virtuais, não é necessário comprar telefones específicos, uma vez que o fornecedor de serviços fornece os terminais.

Desta forma, através de um serviço de Voz sobre IP, poderemos saber antecipadamente quais serão os custos telefónicos mensais da nossa empresa, sem ter de pagar por routers, telefones, etc. Teremos apenas de pagar a adesão, a mensalidade dos serviços contratados e, em alguns casos, a taxa por posto.

Além disso, está sempre disponível um apoio técnico especializado para a resolução de problemas. No entanto, é de salientar que a central telefónica virtual é tão fácil de utilizar como uma central telefónica tradicional.

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